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为什么你每天都在穷忙?因为你不懂这些小窍门

  • 来源:多盈金融
  • 2015-10-15
  • 热度 ( 2593℃ )

  也许你穷忙了一天,也许你无事可做,内心缺乏满足感。为什么?显现不出你的工作成果与价值。

  压力与责任,在工作的过程中反复出现,结果却没有改变什么。

  规划工作要像规划你的人生一般,有序而热烈。一些工作小窍门或许能帮你,漫步独属于你的工作步调。

  一、描述你对工作任务与工作效率的不利因素:

  (一)工作的客观因素:(解决工作障碍)

  1.工作杂乱无序,没有计划;或工作无事可做。

  2.办公环境差,如桌面堆放着各式各样的东西,却都是你将要着手处理的;门窗紧闭,无阳光。

  3.接受突来的杂事,临时分派任务(打电话、确认账单、帮人复印、联系技术公司等等)。

  4.身体疲惫,大脑散漫。

  (二)工作的主观因素:(排除不好的工作想法)

  1.看到有些人工作清闲,不想干活的“从劣心理”;

  2.杂事多而无意义,不如推迟到“明天”;

  3.不知道如何开始某事,对接手的陌生任务或任务量繁重焦虑、惧怕,导致迟迟不敢开始;

  4.这些事情还是我自己做吧,免得交给别人又还要倒问我怎么做,最后自己成了“收集站”。

  二、如何进行一天工作:

  (一)拿一支笔与一个小本子:

  1.如果不忙,请对照思考:以文职工作举例

  a.罗列你的工作职能,写下工作流程:想象明天有人接手你的工作,他能按照你的流程准确无误完成工作吗?如果不行,请修改。

  b.电脑技能如快捷方式、WORD、EXCEL、PPT我能灵活应用吗? 复印机、打印机的任何按键我都知晓吗?

  c.我写作能力如何?日常有积累:撰写总结计划、方案、专题材料的能力吗?

  d.沟通表达能力如何?我能清晰表达我所要陈述的事实吗?有让人误会吗?与横向部门沟通顺畅吗?

  e.综合业务素质如何?为自己打分。

  2.如忙,请记录日常上班轨迹:

  从你开始坐在办公桌前,开始记录你今天所做的工作任务:

  a.如果你觉得无事可做?返回第“1”点对照优劣势,提升工作能力。

  b.如果想延迟,你的理由是什么?时间轴记录个人工作时间习惯,分析工作时间分配合理性。

  分析某个时间段较不易被外界打断,易有整体时段;分析零碎的时间段;认领任务清单(下面内容会提到),逐个攻破。

  (二)对工作任务进行分类排序:

  结合工作心态,用简单的工作管理法:任务清单、四象限分析法,80/20优先分配工作。

  依然以文职工作的一天举例:

  1.任务清单分为:

  电脑清单:(需要借助电脑完成)――【今日内完成一份工作方案,计划时间:1小时】;

  电话清单:(联系某人)――【提醒某人今天上午来找我,计划时间:3分钟】;

  外出清单:(领取相关资料)――【本周内到**部门拿本月所需资料, 计划时间:40分钟】;

  文件清单:(整理文件资料)――【整理电脑桌面文件,计划完成时间:5分钟】;

  2.归类工作轻重缓急

  紧急而重要:一定要完成,有时间限制。【今日内完成一份工作方案】

  紧急不重要:不能推迟的,但一般无技术含量的。【提醒某人今天上午来找我】。如接电话,做好电话记录,如需传达的立刻完成。帮同事处理电脑问题等。

  重要不紧急:有充裕的时间完成,工作任务重要。【本周内到**部门拿本月所需资料】

  不重要不紧急:无关紧要的就不要占据大脑的内存与精力了。【整理电脑桌面文件】

  3.进行工作排序:

  a.电脑清单:完成工作方案,1小时 【安排在不易被打断的时间段里高效工作】

  b.电话清单:提醒某人早上来找我,3分钟 【有时效性,安排在早上完成】

  c.外出清单:到**部门拿本月所需资料,40分钟【大脑紧张或散漫时,出外放松】

  d.文件清单:整理电脑桌面文件,5分钟【大脑休息】

  4.明确工作目标与时间:

  a.任务具体,达到效果:重要的工作占用一天工作的80%时间,放置在一天工作的开始,或者是效率最高时段,需要预留工作时间,不至于在规定时间内有突发事件完成不了。不重要的工作尽量只花费20%的时间左右。

  b.完成你的工作项目后,进行分类总结,重要资料必须分类摆放,记录在本子里。

  c.及时对办公环境进行一次整理。

  5.学会自我激励:不忘在忙碌的工作中爱自己。花一点小钱买自己喜欢的办公用品,如笔,或者零食,勿多。

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